Off line è bello: come migliorare il proprio tempo di lavoro

Vi siete mai accorti che  posta elettronica, applicazioni su smartphone, social network e navigazione sul web sono strumenti utilissimi ma possono anche diventate strumenti di distrazione che possono condizionare il proprio tempo dedicato alla gestione degli obiettivi principali e importanti del proprio lavoro per dedicarsi ad urgenze o attività secondarie che a volte appaiono urgenti?

Alcuni studi internazionali hanno confermato che il cervello trova particolarmente difficile ignorare questi input.

Stare online è molto utile se abbiamo scopi e obiettivi precisi da portare a termine ma a volte è più un passatempo che definirei costoso tanto da rivelarsi una vera e propria dipendenza da cui non riusciamo più a staccarci.

Ecco alcuni consigli pratici se pensate di essere fortemente condizionati e distratti nel vostro lavoro da Sms, e-mail, social e altro. (Tratto dal testo Offline è bello di A. Prunesti e M. Perciavalle (Franco Angeeli, a maggio 22016).

Sms-dipendenti: Nelle ore in cui è richiesta maggiormente la vostra attenzione e concentrazione imparate ad allontanare dalla scrivania il vostro cellulare o spegnetelo fino a quando non avete terminato il compito.

E-mail-dipendenti: Non controllate i vostri messaggi la mattina ma dedicatevi alla pianificazione degli obiettivi gior¬nalieri da raggiungere e chiaritevi sui compiti da svolgere.
Se avete la posta sempre aperta, provate ad alternare die¬ci minuti di connessione e dieci di pausa.

Quando siete usciti dall’ufficio, buttatevi alle spalle ogni questione di lavoro. Se ce la fate, provate a non controllare le e-mail fino all’indomani mattina.  Se siete in vacanza assolutamente non controllate l’e-mail. È vostro diritto prendervi del tempo per voi e i vostri affetti.

Una delle possibili soluzioni è quella di stabilire orari specifici in cui ti dedicherai al controllo della posta, avendo in ogni caso l’accortezza di comunicare anche ai tuoi colleghi, e delegando ai sistemi di instant messaging eventuali comunicazioni urgenti che dovessero sopraggiungere.

Un altro accorgimento è quello di utilizzare le regole presenti nel proprio client di posta elettronica per segnalare in modo automatico le comunicazioni effettivamente importanti (per es.: quelle inviate direttamente dal proprio responsabile).

Esistono inoltre numerosi strumenti che promettono di ridurre l’invasività delle e-mail e aiutare il professionista a governare con maggiore consapevolezza questo importante task quotidiano.

Gli utenti di Gmail possono, per esempio, installare Boomerang (https://www.boomeranggmail.com), un’applicazione che si collega al proprio account Gmail e consente di programmare l’invio delle e-mail, oltre che impostare dei reminder in grado di avvisarci quando è ora di preparare una e-mail o rispondere a qualcuno.

Navigare sul Web: Molti professionisti visitano, nel corso della giornata, numerosi siti Web per verificare la pubblicazione di nuove notizie, informazioni o report. Più sono i siti che utilizziamo come fonti di informazione quotidiana, maggiore sarà il tempo impiegato per aprire le varie homepage, entrare nelle sezioni che ci interessano e verificare lì dentro se sono presenti nuovi contenuti.

Già da molti anni possiamo affidare questo controllo a uno dei tanti lettori di feed Rss disponibili gratuitamente online, come per esempio Netvibes (www.netvibes.com). Sarà sufficiente inserire all’interno di questa piattaforma i feed Rss dei siti che vogliamo monitorare per ricevere in tempo reale le notifiche su eventuali nuovi contenuti che sono stati pubblicati, senza necessità di tornare a visitarli uno per uno.

Si tratta di uno strumento molto utile, perché il pannello di controllo dei lettori di feed si aggiorna in automatico aggregando in una sola schermata tutti i contenuti più aggiornati dei siti Web che seguiamo abitualmente.

Social network-dipendenti. Postate su Facebook tutto quello che fate? Durante gli orari di lavoro tenetevi disconnessi fino alla pausa. Riservate tre avvenimenti da raccontare agli amici di persona, anziché online.

Anche se avete necessità di utilizzarli per il vostro marketing, pianificate del tempo da dedicare alla navigazione delle notizie e rispettate il vostro impegno.
Se sei un professionista della comunicazione social potrà esserti molto utile un’applicazione come Hootsuite (www. hootsuite.com).

Si tratta di un servizio Web che consente di aggregare in un unico pannello di controllo fino a 100 account social. È possibile gestire e programmare la pubblicazione dei contenuti stabiliti nel piano editoriale di comunicazione dei propri clienti, nonché le conversazioni con le varie community di riferimento.Occorre imparare a gestire un’attività per volta.

Lo psicologo James Borg, esperto di tecniche mnemoniche, spiega che la memoria agisce in tre fasi: codifica (assimilazione delle informazioni), archiviazione e recupero. Se un passaggio non funziona, l’intero processo si indebolisce.

Secondo lo studioso, molti problemi hanno origine nella codifica perché non prestiamo sufficiente attenzione.  Se dividiamo la nostra attenzione in diverse attività (state twittando, inviando Sms o chattando mentre guardate la TV), la codifica non avviene perché non c’è nulla da codificare: nella memoria a lungo termine non è entrato alcun dato.

Occorre ricordarsi che riusciamo a memorizzare non più di 7+/- 2 informazioni, per cui impariamo a scomporre i progetti più complessi in piccole tappe da raggiungere e a premiarci quando raggiungiamo i traguardi prefissati. Questo rinforza la  propria motivazione e aiuta ad andare avanti con più energia.

(A cura del Dottor Massimo Perciavalle)

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